מאגר מידע לשיווק: מה סוגרים לפני שחברת שיווק מקבלת גישה

מאגר מידע לשיווק הוא כל רשימה של לקוחות או לידים שחברת שיווק, סוכנות או פרילנסר מקבלים אליה גישה, כדי לדוור, להריץ קמפיין או לנהל מכירות. ברגע שהגישה ניתנה, הספק הוא "מחזיק": גוף שמעבד את המידע בשבילכם. אבל האחריות נשארת אצלכם, כבעלי השליטה במאגר. לכן לפני ששולחים קובץ או פותחים משתמש ב-CRM, צריך לסגור כמה דברים.

מאגר מידע לשיווק: 5 דברים לסגור לפני שנותנים גישה

1. הסכם בכתב

תקנה 15 לתקנות אבטחת מידע מחייבת הסכם עם מחזיק חיצוני. ההסכם קובע למה מותר להשתמש במידע, אילו אמצעי אבטחה נדרשים, ומה קורה למידע בסוף ההתקשרות. בשוק קוראים לזה DPA.

2. הרשאה מינימלית

צפייה, עריכה והורדה הן 3 הרשאות שונות. חברת דיוור צריכה לשלוח מיילים, ולא להוריד את כל הרשימה לאקסל. וכשהספק מסיים לעבוד, חוסמים את הגישה באותו יום.

3. תיעוד ובקרה

מי התחבר, למה ניגש, והאם הורידו קבצים. אם המערכת לא מתעדת, אין לכם דרך לדעת.

4. אבטחה בסיסית בכל חיבור

אימות דו-שלבי, משתמש אישי לכל אדם ולא משתמש משותף לכל הסוכנות, והעברת קבצים מוצפנת. בלי "שלחתי לך את הרשימה בוואטסאפ".

5. מדיניות פרטיות שאומרת את האמת

אם מידע מועבר לספק שיווק, מדיניות הפרטיות באתר צריכה לומר את זה, ולהסביר איך מבקשים לעיין במידע, לתקן אותו או למחוק אותו.

רמת האבטחה קובעת כמה עמוק הפיקוח

תקנות אבטחת המידע מחלקות מאגרים לרמות אבטחה: בסיסית, בינונית וגבוהה. הסיווג נקבע לפי סוג המידע, מספר האנשים שהמידע עוסק בהם ומספר בעלי ההרשאה. רשימת טלפונים פשוטה ומאגר עם היסטוריית רכישות ונתוני בריאות לא מקבלים אותו טיפול. ככל שהרמה גבוהה יותר, נדרשים יותר תיעוד, ביקורות והפרדת הרשאות, וגם מול הספק. הסעיף על הספק צריך להופיע גם במסמך הגדרות המאגר שלכם.

ומה עם DPO?

לפי סעיף 17ב1, ממונה הגנת פרטיות הוא חובה ל-4 סוגי גופים: גוף ציבורי, סוחר מידע עם מאגר של יותר מ-10,000 איש, מי שעיסוקו העיקרי כולל ניטור שיטתי בהיקף ניכר, ומי שעיסוקו העיקרי כולל עיבוד מידע בעל רגישות מיוחדת בהיקף ניכר. גם כשזו לא חובה, עסק שעובד עם כמה ספקי שיווק מרוויח מגורם אחד שמפקח על ההסכמים וההרשאות.

אותם עקרונות חלים כשמעבירים מידע לספק שכר, ראו העברת נתוני שכר ופרטיות. ועל הצד של האתר, הטפסים והעוגיות, ראו פרטיות ונגישות אתרים. אנחנו ממפים מאגרים, מנסחים הסכמים מול ספקים, ומלווים בקרה שוטפת. פרטים בעמוד מאגרי מידע.

שאלות נפוצות על מאגר מידע וחברות שיווק

המידע במאמר זה נועד לידע כללי בלבד ואינו מהווה ייעוץ משפטי. בכל עניין או סוגיה משפטית יש להתייעץ עם עורך דין.