מערכת להנגשת מסמכים DOC-A: אתם שולחים, אנחנו מנגישים
DOC-A היא המערכת של WEB-A לשליחת מסמכים להנגשה, והיא עושה דבר אחד: מקבלת מכם את המסמך ומחזירה אותו נגיש.
כל מה שקורה באמצע נעשה ביד. צוות המומחים שלנו קורא את המסמך, מבין את המידע וכותב טקסט חלופי שמתאים בדיוק לתוכן.
אין כאן תוכנה שמנגישה לבד, ואין הנגשה חלקית. המערכת רק מחליפה את המיילים, הקבצים המצורפים והטלפונים בערוץ מסודר אחד.
אלי למבז, הבעלים של WEB-A · DPO מוסמך, בוגר תואר במשפטים · +9 שנים של ניסיון
DOC-A מקבלת ומחזירה מסמכים. את ההנגשה עושים מומחים ביד
לקוחות שומעים "מערכת" וחושבים על תוכנה שמנגישה לבד. כאן זה לא המצב. נקודה.
התפקיד של DOC-A הוא התקשורת בינינו לבינכם. אתם מעלים קבצים בכל שעה, המערכת מודיעה לכם במייל כשהמסמך התקבל וכשהוא מוכן להורדה, וכל המסמכים שלכם מרוכזים במקום אחד. ההנגשה עצמה מתבצעת בצורה ידנית בלבד, בידי צוות המומחים של WEB-A, בלי תוכנות ובלי כלים אוטומטיים שמספקים שירות חלקי.
מה המערכת עושה:
- מקבלת את המסמך שלכם.
- מעדכנת אתכם במייל כשהמסמך התקבל וכשהוא מוכן.
- מחזירה לכם את המסמך הנגיש להורדה.
- שומרת את המסמכים שלכם באזור האישי.
מה המערכת לא עושה: היא לא מנגישה. את זה עושים אנשים.
איך שולחים מסמך להנגשה ידנית במערכת DOC-A
חמישה שלבים, ואת רובם עושים פעם אחת בלבד. הכל מתחיל בכניסה למערכת DOC-A. מכאן והלאה המערכת רק מעבירה את המסמך, ואנחנו עושים את העבודה ביד.
פותחים חשבון במערכת
לוחצים "הרשמה" וממלאים שם חברה, מחלקה (לא חובה), שם פרטי ושם משפחה של איש הקשר, אימייל, טלפון וסיסמה. אם זו רשות או ארגון ציבורי, רושמים את השם המלא כפי שיופיע בחשבונית. לכתובת המייל הזו יגיעו ההתראות.
עובדים בארגון שכבר עובד איתנו? גם אתם נרשמים כאן בעצמכם, ואנחנו משייכים אתכם למנהל הצוות שלכם.
נכנסים לאזור האישי
נכנסים עם האימייל והסיסמה. בתפריט העליון מופיעות שתי אפשרויות: "העלאת מסמך" ו"סטטוס מסמכים".
בסרטון רואים שדה להזנת מספר עמודים. היום המערכת מחשבת את מספר העמודים אוטומטית בהעלאה, ואת ההנגשה עצמה ממשיכים לעשות ביד.
מעלים את הגרסה הסופית של המסמך
בוחרים קובץ PDF, Word, Excel או PowerPoint ולוחצים "שמור". את מספר העמודים במסמך המערכת מחשבת אוטומטית ברגע ההעלאה, כך שלא צריך להזין אותו. זו רק ספירת עמודים, לא הנגשה: את ההנגשה עצמה עושה מומחה ביד. ליד כל קובץ יש שדה "מספר הזמנת רכש (לא חובה)": אם הארגון שלכם עובד עם הזמנות רכש, רושמים אותו כאן וכך קל לשייך כל מסמך להזמנה. יש כמה מסמכים? לוחצים "לטעינת מסמכים נוספים" ומעלים עד 10 קבצים בבת אחת. המערכת רק מקבלת אותם, וכל קובץ מגיע למומחה שמנגיש אותו ביד.
טיפ קטן ממני: העלו רק את הגרסה הסופית. שינוי במסמך אחרי ההנגשה עלול לחייב הנגשה מחדש, כי כל עמוד עובר אצלנו עבודה ידנית.
בסרטון רואים שדה להזנת מספר עמודים. היום המערכת מחשבת את מספר העמודים אוטומטית בהעלאה, ואת ההנגשה עצמה ממשיכים לעשות ביד.
המומחים שלנו מנגישים את המסמך ביד
ברגע שהקובץ מגיע, אנחנו מקבלים התראה ומתחילים לעבוד. אין בהנגשה שלב אוטומטי. מומחה פותח את הקובץ, קורא אותו ומנגיש אותו עמוד אחרי עמוד.
מקבלים מייל ומורידים את המסמך הנגיש
מייל ראשון מאשר שהקובץ התקבל. מייל שני מודיע שהמסמך הנגיש מוכן להורדה באזור האישי. נכנסים, בוחרים את הקובץ ומורידים.
המסמכים נשארים באזור האישי, ואפשר לחזור ולהוריד אותם שוב. בפועל הם נשמרים בדרך כלל הרבה יותר זמן, אבל ההתחייבות שלנו היא לשמירה של 6 חודשים לפחות. ההמלצה שלי: שמרו עותק של כל מסמך נגיש גם אצלכם.
מה המומחים שלנו עושים ידנית בכל מסמך
את הפירוט המלא של מה שכלול בעבודה תמצאו בעמוד הנגשת מסמכים ו-PDF. כאן הקיצור, וכל שלב בו נעשה ביד:
קוראים את התוכן ומבינים את המידע
רק אדם יודע מה הכותרת הראשית, מה סדר הקריאה בעמוד עם שני טורים, ומה גרף מנסה להגיד. זו נקודת ההתחלה של כל מסמך.
כותבים טקסט חלופי מדויק לכל תמונה
תיאור שמסביר מה התמונה אומרת בהקשר של המסמך, ולא רק מה רואים בה. כלי אוטומטי יכתוב "תמונה של אנשים". אנחנו כותבים מה התמונה עושה במסמך.
מתייגים מבנה, כותרות וסדר קריאה
כותרות, רשימות, טבלאות ושדות, כך שתוכנה להקראת מסך מקריאה את המסמך כמו שהוא נראה. לפי ת"י 5568, ברמה AA.
מוסיפים חותמת "מסמך נגיש" רק אחרי הנגשה ידנית מלאה
בראש כל מסמך שסיימנו להנגיש ידנית מופיעה חותמת "מסמך נגיש": ריבוע כחול של WEB-A עם סמל הנגישות והלוגו שלנו. מי שפותח את הקובץ יודע מיד שהוא עבר הנגשה ידנית מלאה. מסמך שלא סיימנו לעבור עליו לא מקבל חותמת.
למה ב-DOC-A אין הנגשה אוטומטית או חלקית
כלי אוטומטי יודע לזהות חלק מהבעיות הטכניות. אני לא מזלזל בזה. אבל הוא לא מבין תוכן. במסמך משפטי, בדוח עם טבלאות או בחוברת עם תמונות, זה בדיוק המקום שבו הכלי נופל, ומי שנשאר עם האחריות זה אתם ולא הכלי.
ולכן אצלנו העיקרון לא משתנה: צוות WEB-A מספק שירותי נגישות מסמכים בצורה ידנית בלבד, בלי תוכנות או כלים אוטומטיים שמספקים שירות חלקי. DOC-A רק מעבירה את המסמכים הלוך וחזור. כשהעבודה ידנית, אנחנו לוקחים עליה אחריות.
בדקתי את זה גם בפועל, ופרסמתי את התוצאות במאמר כלי אוטומטי להנגשת PDF מול הנגשה ידנית.
חשבון ארגוני ב-DOC-A: ניהול מסודר, הנגשה ידנית בכל קובץ
בארגון או ברשות יש בדרך כלל כמה אנשים שמפיקים מסמכים. החשבון הארגוני מסדר את התקשורת ביניהם לבינינו, וכל קובץ שהם מעלים עובר אותה הנגשה ידנית מלאה.
מנהל צוות ועובדים מאותו ארגון או רשות
מנהל הצוות נרשם במערכת דרך "רישום מנהל תיק לקוחות". כל עובד נרשם בעצמו, עם משתמש משלו, ואני משייך אותו למנהל הצוות. מאותו רגע למנהל יש גישה לכל המסמכים של הצוות במקום אחד, והוא יכול להוריד עליהם דוח אקסל. כל עובד ממשיך להעלות ולהוריד מהמשתמש שלו.
כשיש הרבה מסמכים, לוחצים במסך ההעלאה על "לטעינת מסמכים נוספים" ומעלים עד 10 קבצים בבת אחת. לכל קובץ אפשר לרשום "מספר הזמנת רכש (לא חובה)", וכך גם מחלקת הרכש וגם מנהל הצוות יודעים לאיזו הזמנה שייך כל מסמך. 10 קבצים בבת אחת זה לא 10 קבצים שמונגשים אוטומטית: כל אחד מהם עובר אצלנו הנגשה ידנית מלאה.
סטטוס מסמכים ודוח אקסל עם סינון לפי תאריכים
באזור "סטטוס מסמכים" רואים לכל מסמך את שם הקובץ, הסטטוס ("נשמר" או "הונגש"), התאריך ומספר העמודים. אפשר להציג רק קבצים שנשמרו או רק קבצים שהונגשו, למיין לפי תאריך או לפי שם, ולחפש לפי שם קובץ.
בלחיצה על "יצוא לקובץ אקסל" מקבלים רשימה של כל המסמכים שנשלחו ושל כל המסמכים שהונגשו, כולל מספר עמודים ותאריכים, עם סינון לפי תאריכים. כך רואים בדיוק מה נשלח, מה כבר חזר מונגש ביד, וכמה עמודים נוצלו מהבנק.
בנק עמודים ל-24 חודשים: משלמים רק על מה שהונגש
עובדים איתנו על בסיס בנק עמודים, ואת הגודל שלו אנחנו מתאימים לכמות המסמכים שלכם. חבילות נפוצות הן 50, 100, 200, 500 ו-1,000 עמודים, ולארגונים גדולים אנחנו בונים בנק גדול יותר. הבנק תקף ל-24 חודשים.
משלמים רק על העמודים שבאמת השתמשתם בהם. בכל חודש מקבלים חשבונית לפי המסמכים שהונגשו באותו חודש, ולא משלמים על עמודים שעוד לא נשלחו. את מספר העמודים המערכת סופרת אוטומטית בהעלאה, אבל כל עמוד כזה הוא עמוד שמומחה עובר עליו ביד. את ההצעה המדויקת מקבלים בשיחה קצרה.
שאלות נפוצות על DOC-A והנגשה ידנית של מסמכים
DOC-A מנגישה את המסמכים באופן אוטומטי?
לא. DOC-A רק מקבלת מכם את המסמך ומחזירה אותו נגיש. ההנגשה עצמה ידנית ומלאה: מומחה קורא את המסמך, מבין את המידע, מתייג את המבנה וכותב טקסט חלופי מדויק לכל תמונה. בסוף מתווספת חותמת "מסמך נגיש". אין בהנגשה שלב אוטומטי או חלקי.
אילו קבצים אפשר לשלוח דרך DOC-A?
PDF, Word, Excel ו-PowerPoint, קובץ אחד או עד 10 קבצים בבת אחת. המערכת מקבלת את הקבצים, ומומחה מנגיש כל אחד מהם ביד. העלו רק את הגרסה הסופית: אם המסמך משתנה אחרי שהנגשנו אותו, ייתכן שצריך להנגיש אותו מחדש.
איך אני יודע שהמסמך שלי מוכן?
המערכת שולחת לכם שני מיילים: הראשון כשהמסמך התקבל, והשני כשהמומחים שלנו סיימו להנגיש אותו ביד והוא מוכן להורדה. באזור "סטטוס מסמכים" רואים בכל רגע אם הקובץ במצב "נשמר" או "הונגש", ומשם מורידים אותו.
אפשר לפתוח כמה משתמשים מאותו ארגון או רשות?
כן. כל עובד נרשם למערכת בעצמו, ואנחנו ב-WEB-A משייכים אותו למנהל הצוות. המנהל נרשם דרך "רישום מנהל תיק לקוחות", יש לו גישה לכל המסמכים של הצוות, והוא יכול להוריד דוח אקסל. כל קובץ, מכל עובד, עובר אותה הנגשה ידנית מלאה.
איך עובד בנק העמודים?
בנק העמודים מותאם לצרכים שלכם: חבילות נפוצות הן 50, 100, 200, 500 ו-1,000 עמודים, ולארגונים גדולים יש בנק גדול יותר. הבנק תקף ל-24 חודשים, ומשלמים רק על מה שנוצל: בכל חודש מקבלים חשבונית לפי המסמכים שהונגשו. את מספר העמודים המערכת מחשבת אוטומטית בהעלאה. זו רק ספירה, וכל עמוד מונגש ביד. את ההצעה המדויקת מקבלים בשיחה.
מוכנים לשלוח את המסמך הראשון להנגשה ידנית?
פותחים חשבון, מעלים את המסמך, והמומחים שלנו מנגישים אותו ביד. DOC-A רק מעבירה אותו אלינו ובחזרה. יש לכם שאלה לפני שמתחילים, או שאתם רוצים לבדוק איזה בנק עמודים מתאים לכם? השאירו פרטים ואני אחזור אליכם.