טקסט חלופי בוורד: איך מוסיפים, מה כותבים, ולאילו אובייקטים

טקסט חלופי בוורד מוסיפים בלחיצה ימנית על התמונה > הצג טקסט חלופי (בגרסאות ישנות: ערוך טקסט חלופי), כותבים במשפט קצר מה התמונה מוסרת, וסוגרים את החלונית. תמונה שהיא קישוט בלבד מסמנים כדקורטיבית. במדריך הזה אני מסביר איך מחליטים מה לכתוב לכל סוג תמונה, ואילו עוד אובייקטים במסמך צריכים טקסט חלופי.

טקסט חלופי הוא התיאור שתוכנה להקראת מסך מקריאה במקום התמונה. בלעדיו, אדם עיוור שקורא את המסמך שומע "תמונה", ולא יודע אם פספס לוגו, גרף עם נתוני הרבעון או את שעת האירוע שמופיעה על הפלייר. זה אחד הדברים שאני מוצא חסרים כמעט בכל מסמך שאני בודק, וגם אחד הקלים ביותר לתקן.

איך מוסיפים טקסט חלופי לתמונה בוורד

1. לחצו על התמונה בכפתור הימני של העכבר.
2. בחרו "הצג טקסט חלופי" (בגרסאות ישנות: "ערוך טקסט חלופי"). תיפתח חלונית בצד המסך.
3. כתבו מה התמונה מוסרת, במשפט אחד או שניים.
4. אם התמונה היא קישוט בלבד, סמנו "סמן כדקורטיבי" במקום לכתוב טקסט.
5. סגרו את החלונית. הטקסט נשמר אוטומטית.

בגרסאות חדשות Word מציע לפעמים תיאור שנוצר אוטומטית. זו נקודת התחלה, לא תשובה סופית: התיאור האוטומטי יגיד "אדם עומד ליד שולחן", ולא "ראש העיר בטקס פתיחת הספרייה". תמיד קראו ותקנו.

בסרטון: טקסט חלופי בדקה וחצי

• 0:05 כל תמונה שמעבירה מסר צריכה טקסט חלופי, ולחיצה ימנית על התמונה.
• 0:48 דוגמה: תיאור של לוגו, וסגירת החלונית לשמירה.

3 סוגי תמונות, 3 החלטות

לפני שכותבים, מחליטים איזו תמונה זו. את החלוקה הזו אני מלמד בכל הדרכה, כי היא חוסכת את רוב ההתלבטויות:

סוג התמונה	דוגמאות	מה עושים
דקורטיבית	חץ, בלון, צילום אווירה של חוף ים, אנשים מחייכים	מסמנים "סמן כדקורטיבי". קורא המסך מדלג עליה
מעבירה מסר	ראש העיר באירוע, בניין, מוצר, לוגו	טקסט חלופי קצר שמתאר את מה שחשוב בתמונה
מורכבת	פלייר, הזמנה, מפה, אינפוגרפיקה	טקסט חלופי קצר, ובנוסף כל המידע כטקסט רגיל ליד התמונה
תמונה שהיא קישור	לוגו שמוביל לאתר, כפתור גרפי	טקסט חלופי שמתאר את היעד, לא את התמונה

תמונה מורכבת: למה לא הכול נכנס לטקסט החלופי

טקסט חלופי נועד לתיאור קצר. פלייר עם שעות, כתובת, תנאים ואותיות קטנות לא נכנס בו, וגם אם נכניס, ההאזנה לפסקה ארוכה בתוך תמונה מעייפת וקל לפספס בה פרטים. הפתרון: טקסט חלופי קצר ("הזמנה לערב השקה, הפרטים המלאים מופיעים מתחת לתמונה"), ומתחת לתמונה כל המידע כטקסט חי, כולל האותיות הקטנות. על הבעיה של טקסט שצרוב על תמונה הרחבתי במאמר טקסט מוטמע בתמונה.

בסרטון: דקורטיבית, מעבירה מסר, מורכבת

• 0:00 חלוקת התמונות לשלושה סוגים.
• 0:32 תמונה דקורטיבית: דוגמאות.
• 1:03 תמונה שמעבירה מסר: מה כותבים בתיאור.
• 2:04 תמונה מורכבת: תיאור מלא כטקסט חי בסמוך לתמונה.

איך כותבים טקסט חלופי טוב

• כתבו מה התמונה מוסרת בהקשר של המסמך. אותה תמונה של בניין תקבל תיאור אחר בדוח תחזוקה ובהזמנה לאירוע.
• קצר וענייני. בלי "תמונה של", קורא המסך כבר אומר שזו תמונה.
• אם יש טקסט על התמונה, הוא חייב להופיע בתיאור.
• בגרף: מה המסקנה. "מכירות עלו ב-20% ברבעון השני" אומר יותר מ"גרף עמודות".
• לא מעתיקים את הכיתוב שמתחת לתמונה. אם הכיתוב כבר מתאר אותה, הטקסט החלופי משלים ולא חוזר.

אילו אובייקטים במסמך צריכים טקסט חלופי

לא רק תמונות. כל אובייקט ויזואלי שקורא מסך לא יכול "לראות" צריך התייחסות:

• תמונות שמעבירות מסר, כולל לוגו.
• חתימות ומידע סרוק שמופיע במסמך כתמונה.
• צורות, קווים וחצים שיש להם משמעות. צורה שהיא רק עיצוב מסמנים כדקורטיבית.
• כותרות או טקסט גרפי שהוכנסו כתמונה. עדיף להחליף בטקסט אמיתי.
• תרשימים, גרפים ו-SmartArt: לחיצה ימנית על שטח התרשים > הצג טקסט חלופי.
• טבלאות: מאפייני טבלה > לשונית טקסט חלופי, לתיאור קצר של מה הטבלה מציגה.
• קבוצת אובייקטים: כשכמה צורות מקובצות יחד, נותנים טקסט חלופי לקבוצה כולה.

ומה עם סרטון או קובץ שמע שמוטמעים במסמך? הם צריכים חלופה מלאה: כתוביות ותמליל שזמינים למי שלא שומע או לא רואה. תיאור קצר לבד לא מספיק.

בדיקה: לא פספסתם אף תמונה?

סקירה > בדוק נגישות. בודק הנגישות של Word מסמן כל אובייקט בלי טקסט חלופי, ולחיצה על הממצא מקפיצה אתכם אליו. מה שהבודק לא יודע לעשות הוא לשפוט אם התיאור טוב, ולכן עוברים בעין על כל טקסט חלופי לפני שהמסמך יוצא. אחרי שמירה כ-PDF עם תגיות, הטקסט החלופי עובר לקובץ הסופי.

טקסט חלופי הוא שלב אחד מתוך עשרה במדריך איך מנגישים מסמך Word. ואם אתם רוצים שמישהו יעבור על כל המסמכים בשבילכם, זה השירות שלנו של הנגשת מסמכי וורד.

בגרסאות חדשות של Office האפשרות נקראת "הצג טקסט חלופי". תמונה בכותרת העליונה שמעבירה מידע (לוגו) כן צריכה טקסט חלופי, אבל מידע חשוב כתבו גם בגוף המסמך. בצילום מסך תארו מה הקורא צריך לדעת ממנו. ובשמירה ל-PDF: קובץ > שמירה בשם > PDF עם "תגיות מבנה מסמך לנגישות", לא הדפסה ל-PDF.