תוכן עניינים בוורד: יצירה אוטומטית, עיצוב ועדכון בלחיצה

תוכן עניינים בוורד נוצר אוטומטית מהכותרות של המסמך: מגדירים כותרות בסגנונות "כותרת 1", "כותרת 2" ו"כותרת 3", ואז הפניות > תוכן עניינים ובוחרים עיצוב. כל שורה בתוכן העניינים היא קישור לפרק, וכשהמסמך משתנה מעדכנים אותו בלחיצה. במדריך הזה כל הצעדים, עם 2 סרטונים שבהם אני מדגים.

אם היה לי המדריך הזה בזמן הסמינריונים והעבודות בתואר, היה לי הרבה יותר קל. כמה פעמים הקלדתם תוכן עניינים ידנית, עם נקודות ומספרי עמודים, ואז הוספתם פסקה אחת וכל המספרים זזו? תוכן עניינים אוטומטי חוסך את כל זה. והוא גם רכיב נגישות: מי שמנווט עם קורא מסך או עם מקלדת מגיע ממנו ישר לפרק שהוא צריך.

תוכן עניינים מתאים למסמכים ארוכים ומורכבים: עבודות, מחקרים, נהלים, דוחות כספיים, הצעות מחיר מפורטות. במסמך של שני עמודים הוא בדרך כלל מיותר.

שלב 1: כותרות בסגנונות, לפי היררכיה

תוכן העניינים לא "קורא" טקסט מודגש וגדול. הוא אוסף רק טקסט שמוגדר בסגנון כותרת. לכן לפני הכול:

• מסמנים כל כותרת, ובכרטיסייה בית > סגנונות בוחרים את הרמה: "כותרת 1" לפרקים הראשיים, "כותרת 2" לתתי פרקים, "כותרת 3" לחלוקה פנימית.
• לא מדלגים רמות. אחרי כותרת 1 מגיעה כותרת 2, לא כותרת 3.
• שם המסמך עצמו מקבל בדרך כלל כותרת 1 אחת בלבד, או את הסגנון "כותרת ראשית" אם אתם לא רוצים שיופיע בתוכן העניינים.
• בדיקה מהירה: תצוגה > חלונית ניווט. מה שמופיע שם, יופיע בתוכן העניינים.

שלב 2: הוספת תוכן העניינים

1. הציבו את הסמן במקום שבו תוכן העניינים צריך להופיע, בדרך כלל בעמוד שאחרי השער.
2. עברו לכרטיסייה הפניות.
3. לחצו על תוכן עניינים, הכפתור הראשון בצד ימין של הכרטיסייה.
4. בחרו "טבלה אוטומטית 1" או "טבלה אוטומטית 2". ההבדל ביניהן הוא רק בכותרת ובעיצוב.
5. Word יוצר תוכן עניינים עם כל הכותרות ומספרי העמודים שלהן.

רוצים לשלוט במה שמופיע? הפניות > תוכן עניינים > תוכן עניינים מותאם אישית. שם קובעים כמה רמות להציג (בדרך כלל 2 או 3), אם להציג מספרי עמודים ואיזה קו מוביל יופיע בין הכותרת למספר.

טיפ קטן: אל תקלידו ואל תתקנו טקסט ידנית בתוך תוכן העניינים. בעדכון הבא התיקון יימחק. רוצים לשנות נוסח? שנו את הכותרת עצמה בגוף המסמך ועדכנו.

שלב 3: עדכון תוכן העניינים

הוספתם פרק, שיניתם כותרת או שהטקסט זז לעמוד אחר? לוחצים פעם אחת בתוך תוכן העניינים ובוחרים "עדכן טבלה" (או הפניות > עדכן טבלה, או F9). נפתח חלון עם שתי אפשרויות:

• עדכן מספרי עמודים בלבד: כשרק כמות הטקסט השתנתה והכותרות נשארו אותו דבר.
• עדכן את כל הטבלה: כשהוספתם, מחקתם או שיניתם כותרות.

הרגל טוב: עדכון אחרון לפני כל שמירה סופית או ייצוא. מספרי העמודים עצמם מגיעים ממספור אוטומטי, ועל הוספת מספרי עמוד כתבתי במדריך טיפים לשימוש בוורד.

למה תוכן עניינים אוטומטי הוא גם רכיב נגישות

תוכן עניינים שהוקלד ידנית הוא רק טקסט. תוכן עניינים אוטומטי הוא רשימת קישורים: לחיצה על שורה (ב-Word: Ctrl ולחיצה) קופצת לפרק. משתמש עם קורא מסך שומע את רשימת הפרקים ובוחר לאן ללכת, במקום לעבור על כל המסמך. וכשהמסמך נשמר כ-PDF עם תגיות, הקישורים נשמרים.

בסרטון: תוכן עניינים נגיש

• 0:00 למה תוכן עניינים חשוב למשתמשים עם מוגבלות ובלי מוגבלות.
• 0:30 תוכן עניינים אוטומטי: כל סעיף לחיץ, ב-Word וב-PDF.
• 1:00 באילו מסמכים משתמשים בתוכן עניינים.
• 1:31 התנאי: כותרת 1, כותרת 2 וכותרת 3 מוגדרות נכון.

תוכן העניינים אחרי שמירה כ-PDF

קובץ > שמירה בשם > PDF > אפשרויות, ושם מסמנים שני דברים: "תגיות מבנה מסמך לנגישות", ו"צור סימניות באמצעות: כותרות". הראשון שומר את הקישורים והמבנה, השני יוצר סימניות בחלונית הצד של קורא ה-PDF, כך שגם מי שלא גלל לתוכן העניינים יכול לנווט. את שאר הדגשים לשמירה נכונה פירטתי במדריך יצירת PDF נגיש.

תקלות נפוצות ואיך פותרים

מה קורה	למה	מה עושים
כותרת לא מופיעה בתוכן העניינים	היא מודגשת, לא מוגדרת בסגנון כותרת	מסמנים ובוחרים כותרת 1/2/3, ומעדכנים
מופיעות שורות מיותרות	טקסט רגיל קיבל בטעות סגנון כותרת	מחזירים את הטקסט לסגנון "רגיל"
"שגיאה! הסימניה אינה מוגדרת"	כותרת נמחקה אחרי יצירת תוכן העניינים	עדכן את כל הטבלה
רמה שלישית לא מופיעה	הוגדרו רק 2 רמות להצגה	תוכן עניינים מותאם אישית > הצג רמות: 3
מספרי העמודים לא נכונים	לא עודכן אחרי שינוי	עדכן מספרי עמודים בלבד

תוכן עניינים הוא חלק מהמבנה של מסמך נגיש. את התמונה המלאה, מהכותרות ועד השמירה, תמצאו במדריך איך מנגישים מסמך Word.

עוד שתי נקודות שמגיעות לי הרבה: עיצוב תוכן העניינים עושים דרך הסגנונות "תוכן עניינים 1" ו"תוכן עניינים 2", לא בשינוי ישיר על הטקסט (הוא יימחק בעדכון). ובדוחות עם הרבה טבלאות, אפשר טבלת איורים נפרדת: הפניות > הוסף כיתוב, ואז הוסף טבלת איורים. אם לחיצה על שורה לא קופצת לפרק, ב-Word ברירת המחדל היא Ctrl ולחיצה.