הנגשת PDF מול Word: ב-Word מנגישים בזמן הכתיבה, עם סגנונות כותרת, טקסט חלופי ובודק נגישות מובנה. ב-PDF מתקנים קובץ שכבר נוצר, עם תגיות וסדר קריאה, וזה דורש כלים ומיומנות. לכן הדרך הכי יעילה היא כמעט תמיד להנגיש במקור, ב-Word, לייצא PDF עם תגיות, ולתקן רק מה שנשאר.
טבלה: הנגשת PDF מול Word
| Word (DOCX) | ||
|---|---|---|
| מתי מנגישים | תוך כדי כתיבה | אחרי שהקובץ נוצר |
| כלים | מובנים ב-Word: סגנונות, טקסט חלופי, בודק נגישות | תוכנה ייעודית לעריכת תגיות |
| רמת קושי | בסיסית, אחרי הדרכה קצרה | גבוהה, במיוחד בטבלאות, טפסים ותרשימים |
| נראות | נשמרת, אם מעצבים את הסגנונות כמו העיצוב המקורי | נשמרת, כי מתקנים את השכבה הפנימית |
| מתאים ל | מסמכים שמתעדכנים: נהלים, טפסים פנימיים, מאמרים | מסמכים סופיים: דוחות, חוזים, פרסומים |
הדרך הנכונה: מנגישים במקור
- ב-Word: כותרות כסגנונות, רשימות אמיתיות, טבלאות עם שורת כותרת, טקסט חלופי, ניגודיות.
- בודק הנגישות של Word: מתקנים כל ממצא.
- ייצוא ל-PDF עם האפשרות לשמור תגיות מבנה.
- בדיקה ב-PDF: סדר קריאה, טבלאות מורכבות ותרשימים. מתקנים רק מה שהייצוא לא העביר נכון.
ככה, כשהמסמך מתעדכן בשנה הבאה, לא מתחילים מאפס. מתקנים ב-Word ומייצאים שוב.
יש לכם הרבה מסמכים להנגיש?
נגיד לכם מה להנגיש במקור ומה ב-PDF, ונחסוך לכם עבודה כפולה.
ומתי אין ברירה אלא להנגיש PDF?
- כשאין קובץ מקור: מסמך שהתקבל מגורם חיצוני, או ארכיון ישן.
- כשהקובץ סרוק. אז זו בכלל עבודה אחרת, שמתחילה בזיהוי טקסט. כתבתי עליה במאמר הנגשת מסמך סרוק.
- כשהמסמך עוצב בתוכנה גרפית, ואין דרך מעשית לבנות אותו מחדש ב-Word.
טעות נפוצה: "ב-Word זה ישנה את העיצוב"
שמעתי את זה מהרבה מעצבים. סגנון כותרת ב-Word הוא לא גופן מסוים, אלא הגדרה. אפשר לעצב את "כותרת 1" בדיוק כמו הכותרת המקורית, והמסמך ייראה אותו דבר. מה שמשתנה הוא רק מה שקורא המסך מבין. ואם אתם מכינים גם מצגות, אותו עיקרון חל עליהן, כמו שהסברתי בהנגשת מצגות ודפי מוצר. פרטים על השירות בעמוד הנגשת קבצי PDF.
שאלות נפוצות על הנגשת PDF מול Word
מה ההבדל בין הנגשת PDF להנגשת Word?
ב-Word מנגישים בזמן הכתיבה עם כלים מובנים. ב-PDF מתקנים קובץ קיים, עם תגיות וסדר קריאה, וזה מורכב יותר.
עדיף לפרסם באתר PDF או Word?
למסמכים סופיים PDF מקובל יותר. למסמכים שמשתמשים צריכים לערוך, Word. בשני המקרים הקובץ צריך להיות נגיש.
אפשר להנגיש ב-Word ולשמור כ-PDF נגיש?
כן, וזו הדרך המומלצת. מייצאים עם תגיות מבנה, ובודקים את ה-PDF שנוצר.
הנגשה ב-Word משנה את העיצוב?
לא בהכרח. מעצבים את הסגנונות כמו העיצוב המקורי, והמסמך נראה אותו דבר.
מה עושים עם PDF בלי קובץ מקור?
מנגישים אותו ישירות, עם תוכנה לעריכת תגיות. קובץ סרוק דורש קודם זיהוי טקסט.
מומחה להנגשת אתרי אינטרנט וקצין הגנת פרטיות מוסמך (DPO). מעל 9 שנות ניסיון בליווי ארגונים לעמידה בתקנות הנגישות, ת"י 5568 ובחוק הגנת הפרטיות.
חושבים שהאתר שלכם חשוף?
אל תישארו עם התחושה. שלחו כתובת אתר ונחזור אליכם עם תמונת מצב ראשונית, בלי התחייבות.