מיפוי מסמכי PDF באתר הוא הצעד הראשון בהנגשת מסמכים בארגון גדול: רשימה של כל הקבצים שנמצאים באתר ובשרת, עם תאריך, מיקום, ומצב נגישות בסיסי. בלי מיפוי אי אפשר לדעת מה להנגיש, מה למחוק ומה פטור. ברשויות, במוסדות ובחברות גדולות מדובר לפעמים באלפי קבצים, שהועלו על ידי עשרות עובדים.
למה מיפוי, ולא "פשוט להנגיש"
בארגון גדול, כל מחלקה מעלה קבצים לאתר: פרוטוקולים, טפסים, מכרזים, דוחות. אף אחד לא יודע כמה יש, ואיפה הם. מיפוי עונה על 3 שאלות: כמה קבצים יש, אילו מהם עדיין רלוונטיים, ואילו מהם לא נגישים. רק אחרי זה בונים תוכנית עבודה.
טבלת מיון: מה עושים עם כל קובץ
| מצב הקובץ | מה עושים |
|---|---|
| לא רלוונטי יותר | מוחקים או מורידים מהאתר. זה הצעד הכי זול |
| הוכן לפני 26.10.2017 | לא חייב בהנגשה לפי תקנה 35א(ג), חוץ מטופס למילוי במחשב שמשמש לקבלת שירות. טופס כזה מנגישים בכל מקרה |
| חדש, ומתעדכן באופן קבוע | מנגישים את התבנית במקור, כדי שכל גרסה הבאה תצא נגישה |
| חדש וחד פעמי, עם הרבה כניסות | מנגישים עכשיו |
| קובץ סרוק | דורש זיהוי טקסט והנגשה מלאה, או הכנה מחדש מהמקור |
הפטור על מסמכים ישנים הוא לא פטור מלא. כדאי לכתוב בהצהרת הנגישות איך מבקשים גרסה נגישה, ולוודא שמישהו בארגון יודע לטפל בבקשה בזמן.
יש לכם אלפי מסמכים באתר?
נמפה את כולם, כולל מה שבשרת, ונבנה איתכם תוכנית עבודה.
הקבצים שאף אחד לא יודע עליהם
טיפלנו פעם במקרה של משתמש שמצא בחיפוש בגוגל קבצים שיושבים על הדומיין של עירייה, אבל לא מקושרים מאף עמוד באתר. העירייה לא ידעה שהם שם. הם היו קבצים ישנים שהועלו לשרת ונשכחו, וגוגל המשיך להציג אותם. לכן מיפוי טוב בודק לא רק את מה שמקושר באתר, אלא גם את מה שנמצא בשרת ומופיע בחיפוש.
מה כולל המיפוי שלנו
- רשימת כל הקבצים: PDF, Word, Excel ו-PowerPoint, עם הכתובת והעמוד שמקשר אליהם.
- תאריך יצירה, כדי לזהות מה פטור לפי 35א(ג).
- בדיקה אוטומטית בסיסית: יש תגיות, יש שפה, יש כותרת, הקובץ סרוק.
- קבצים בשרת שלא מקושרים מהאתר.
- דוח אקסל מסודר, שממנו בונים תוכנית עבודה.
המערכת פותחה אצלנו, ונכון להיום היא מופעלת רק על ידי הצוות שלנו, כי חלק מהבדיקות עדיין דורשות עבודה ידנית. אחרי המיפוי, מסמכים שמתעדכנים באופן קבוע עוברים להנגשה של המערכת שמייצרת אותם. מסמכים בודדים עוברים לטיפול כמו במדריך יצירת קובץ PDF נגיש. פרטים על השירות בעמוד הנגשת קבצי PDF.
שאלות נפוצות על מיפוי מסמכי PDF באתר
מה זה מיפוי מסמכי PDF באתר?
רשימה של כל הקבצים באתר ובשרת, עם תאריך, מיקום ומצב נגישות, שממנה בונים תוכנית הנגשה.
מסמכים ישנים צריך להנגיש?
מסמכים שהוכנו לפני 26.10.2017 לא חייבים, חוץ מטפסים למילוי במחשב שמשמשים לקבלת שירות (תקנה 35א(ג)). מסמכים באזור אישי חייבים אם הוכנו מ-1.1.2022 (תקנה 35ו(ו)).
מה עושים עם מסמכים לא רלוונטיים?
מורידים אותם מהאתר ומהשרת. זה חוסך הנגשה, ומונע חשיפה.
למה לבדוק גם את השרת?
כי קבצים שלא מקושרים מהאתר עדיין יכולים להופיע בגוגל.
המיפוי כולל גם קבצי Word ו-Excel?
כן. כל סוגי המסמכים שמתפרסמים באתר.
מומחה להנגשת אתרי אינטרנט וקצין הגנת פרטיות מוסמך (DPO). מעל 9 שנות ניסיון בליווי ארגונים לעמידה בתקנות הנגישות, ת"י 5568 ובחוק הגנת הפרטיות.
חושבים שהאתר שלכם חשוף?
אל תישארו עם התחושה. שלחו כתובת אתר ונחזור אליכם עם תמונת מצב ראשונית, בלי התחייבות.